20.08.2018
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Landkreis Nürnberger Land

Jobcenter Nürnberger Land: moderne Verwaltung mit weniger Papier

Vorne sitzend: Lisa Grewe (Jobcenter Nürnberger Land, Sachbearbeiterin)
Hinten stehend von links nach rechts: Dr. Renata Häublein (Agentur für Arbeit Nürnberg, Vorsitzende der Geschäftsführung), Peter Gröbner (Jobcenter Nürnberger Land, Teamleiter Leistungsbearbeitung), Karin Graf (Jobcenter Nürnberger Land, stellvertretende Geschäftsführerin), Armin Kroder (Landrat); Foto: Julia Hoffmann

NÜRNBERGER LAND (lra) – Mit Hilfe der elektronischen Akte wird seit kurzem im Jobcenter Nürnberger Land die klassische Aktenhaltung nach und nach abgelöst. Das Jobcenter wird hierdurch zu einem papierarmen Dienstleister: Davon haben sich nun die neue Vorsitzende der Geschäftsführung der Agentur für Arbeit Nürnberg, Dr. Renata Häublein, und Landrat Armin Kroder in den Räumen des Jobcenters selbst überzeugt.

 

Elektronische Aktenführung heißt, dass eingehende Kundenpost gescannt und computerlesbar gespeichert wird. Diese Dokumente werden anschließend weitgehend automatisch der „richtigen“ Akte zugeordnet. Die zuständigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sehen dann in einem elektronischen Postkorb, dass ein Dokument zur Bearbeitung eingegangen ist. Der Einhaltung des Datenschutzes wird dabei höchste Priorität eingeräumt: Einblick in die Dokumente haben aufgrund eines speziellen Berechtigten-Konzeptes immer nur die Jobcenter-Beschäftigten, die ihn auch für die Erledigung ihrer Aufgaben brauchen.

 

Kundinnen und Kunden profitieren von moderner Technik: Auskünfte können schneller gegeben werden, weil die Akte sofort auf den Bildschirmen verfügbar ist und nicht gerade im Haus unterwegs ist oder erst aus einem Aktenraum geholt werden muss. Auch die Bearbeitungszeiten können sinken, weil es weniger Lauf-, Such- und Transportwege gibt. Die elektronische Akte ist zugleich der Grundbaustein für kundenfreundliche Online-Angebote in der Zukunft.

 

Wichtig für alle, die Post ans Jobcenter schicken: Eingereichte Unterlagen werden nach der Digitalisierung noch acht Wochen aufbewahrt und danach datenschutzkonform vernichtet. Es sei denn, Kundinnen und Kunden teilen dem Jobcenter mit, dass sie ihre Unterlagen zurückbekommen möchten. Am besten also nur dann Originale ans Jobcenter senden, wenn diese ausdrücklich angefordert wurden.

 

Die durchschnittliche Akte von Kundinnen und Kunden eines Jobcenters umfasst 300 Seiten, oft auch mehr. Bundesweit lagern fast fünf Milliarden Blatt Papier (Stand August 2016) in Jobcentern. Täglich würden ohne die Einführung der eAkte rund 1,8 Millionen Blatt bundesweit hinzukommen. Die elektronische Akte hilft dabei, diese Flut einzudämmen und dadurch langfristig Lagerkapazitäten im Jobcenter zu sparen. Außerdem ist von einem deutlich geringeren Papierverbrauch auszugehen. Dies schont die Umwelt.

 

Der Bund hat die Einführung der eAkte in den Jobcentern, die als gemeinsame Einrichtung von Bundesagentur für Arbeit (BA) und Kommunen betrieben werden, forciert. Mittlerweile arbeiten alle gemeinsamen Einrichtungen (insgesamt 303) mit der elektronischen Akte. Dabei liegt ein Verfahren zugrunde, welches die BA schon seit 2012 in den Agenturen für Arbeit und den Familienkassen einsetzt. Die Einführung der eAkte erfolgte im Jobcenter Nürnberger Land nach einem detaillierten Plan und erstreckte sich über acht Monate – bei laufendem Betrieb ohne zusätzliche Personalkosten.